सामग्री अभिलेखन नीति (CAP)
परिचय
जनरल इंश्योरेंस कॉर्पोरेशन ऑफ इंडिया (GIC Re) की सामग्री अभिलेखन नीति (CAP) GIC Re वेबसाइट पर प्रकाशित सामग्री के प्रबंधन, अभिलेखन और संरक्षण के लिए प्रक्रियाओं और दिशानिर्देशों को स्पष्ट करती है। यह नीति सुनिश्चित करती है कि सामग्री को व्यवस्थित रूप से अभिलेखित किया जाए ताकि ऐतिहासिक रिकॉर्ड बनाए रखा जा सके, वेबसाइट प्रबंधन को बढ़ावा दिया जा सके, और कानूनी और नियामक आवश्यकताओं का पालन किया जा सके।
पृष्ठभूमि
प्रत्येक सामग्री घटक जो एक विशेष समय सीमा के लिए वैध होता है, एक वैधता तिथि के साथ होता है। कुछ घटकों के लिए, वैधता तिथि ज्ञात नहीं हो सकती है, अर्थात् सामग्री को शाश्वत माना जाता है। किसी भी परिस्थिति में वैधता तिथि के बाद वेबसाइट पर कोई भी सामग्री प्रदर्शित नहीं की जानी चाहिए।
- निविदा: समाप्ति तिथि निविदा तिथि पर आधारित होगी। समाप्ति के बाद, निविदा को वेबसाइट के अभिलेख अनुभाग में स्थानांतरित कर दिया जाएगा।
- EOI: समाप्ति तिथि EOI तिथि पर आधारित होगी। समाप्ति के बाद, EOI को वेबसाइट के अभिलेख अनुभाग में स्थानांतरित कर दिया जाएगा।
क्षेत्र
यह नीति GIC Re वेबसाइट पर प्रकाशित सभी सामग्री को कवर करती है, जिसमें दस्तावेज़, रिपोर्ट, फ़ोटो, वीडियो, समाचार और घोषणाएँ शामिल हैं।
नीति
1. अभिलेखन प्रक्रिया:
- तीन वर्ष से पुरानी सामग्री को अभिलेखित किया जाएगा, सिवाय इसके कि यदि हितधारकों द्वारा इसे महत्वपूर्ण माना गया हो।
- महत्वपूर्ण सामग्री में वार्षिक रिपोर्ट, प्रमुख नीति घोषणाएँ, और प्रेस विज्ञप्तियाँ शामिल हैं।
2. संचयन अवधि:
- अभिलेखित सामग्री को एक सुरक्षित संग्रहण प्रणाली में न्यूनतम तीन वर्षों तक रखा जाएगा।
3. पहुंच:
- अभिलेखित सामग्री को अनुरोध पर अधिकृत व्यक्तियों द्वारा पहुँच प्राप्त की जाएगी।
- सार्वजनिक उपयोगकर्ताओं के लिए, अभिलेखित सामग्री केवल तभी पहुँच प्राप्त होगी यदि इसे प्रासंगिक माना जाए।
4. सामग्री का नष्ट करना:
- तीन वर्ष से पुरानी गैर-महत्वपूर्ण सामग्री को स्थायी रूप से नष्ट कर दिया जाएगा, सिवाय इसके कि यदि इसे कानूनी उद्देश्यों के लिए आवश्यक हो।
उद्देश्य
- वेबसाइट सामग्री को अभिलेखित करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण स्थापित करना।
- भविष्य के संदर्भ के लिए ऐतिहासिक सामग्री की उपलब्धता सुनिश्चित करना।
- सामग्री के संचयन और अभिलेखन से संबंधित कानूनी और नियामक आवश्यकताओं का पालन करना।
- पुरानी या अप्रचलित सामग्री को हटाकर वेबसाइट सामग्री प्रबंधन की दक्षता बढ़ाना।
सामग्री संचयन अवधि
- वर्तमान सामग्री: सामग्री जो प्रासंगिक और अद्यतित है, उसे GIC Re वेबसाइट पर सक्रिय उपयोग के लिए रखा जाएगा।
- अभिलेखित सामग्री: सामग्री जो अब प्रासंगिक नहीं है लेकिन ऐतिहासिक, कानूनी, या सूचनात्मक मूल्य रखती है, उसे प्रकाशित होने की तिथि से पांच वर्षों तक अभिलेखित किया जाएगा।
- सामग्री का नष्ट करना: सामग्री जो अपने संचयन अवधि को पार कर चुकी है और जिसे अब मूल्यवान नहीं माना गया है, उसे सुरक्षित रूप से अभिलेख से हटा दिया जाएगा।